Gestão Lean para organizações sociais: Todas as informações!

Sabia que é possível usar os ensinamentos da Gestão Lean para organizações sociais? Os princípios, comummente associados à rotina das corporações, servem também para melhorar processos e diminuir custos e recursos. Ficou curioso sobre a adoção desta metodologia? Então, este artigo é para si! Vamos explicar todos os benefícios da Gestão Lean para organizações sociais e indicar 6 estratégias que a sua organização social pode adotar para evitar desperdícios e recursos.

O que é a Gestão Lean?

A Gestão Lean é um método implementado pela Toyota, no fim da década de 50, na indústria automóvel. É focado em conseguir gerir de forma mais eficaz os recursos disponíveis, melhorar processos, evitar desperdícios e gerar valor para os seus stakeholders.

Nesta ideologia, o objetivo é cortar todos os custos desnecessários e, assim, aumentar as receitas. Para isso, deve adotar um fluxo de processos simplificados. Aqui, tudo o que não oferece valor ao produto ou serviço deve ser removido. Afinal, tem o potencial de desperdiçar recursos de tempo, dinheiro, matéria-prima, mão de obra, entre outros.

Nos últimos anos, este conceito ganhou uma maior popularidade no mundo dos negócios com o Lean Startup. Trata-se de um método difundido por Eric Ries e baseado na filosofia japonesa da Toyota. Ele segue os mesmos princípios de seu conceito-inspiração e é bastante utilizado para pensar e acelerar empresas em todo o mundo.

Princípios da Gestão Lean

A Gestão Lean segue 5 princípios básicos:

Identificação de Valor: em primeiro lugar é necessário perceber que solução o cliente precisa e está disposto a pagar. Todos os restantes processos que não trazem valor para esse produto ou serviço são considerados desperdícios.
Mapeamento da Cadeia de Valor: depois é necessário descrever o fluxo de trabalho da empresa. Lembre-se de identificar as partes que geram valor e as que não geram e podem ser eliminadas.
Criação de Fluxo de Trabalho Contínuo: consiste em tornar o fluxo de trabalho dos seus colaboradores eficaz e sem bloqueio. Assim, tudo funciona de forma mais rápida e com menos esforço.
Criação de um Sistema de Puxar: neste sistema o trabalho só é realizado (puxado) se existir necessidade no mercado. Isto permite otimizar os recursos e a mão de obra e não desperdiçar meios.
Melhoria Contínua: com todos os pontos anteriores realizados, a gestão Lean já está implementada. No entanto, como não é um sistema estático e isolado, é necessário garantir a melhoria contínua dos processos e a resolução de qualquer problema que possa surgir.

Gestão Lean para organizações sociais: que benefícios?

Neste momento, deve estar a questionar-se sobre como pode utilizar a Gestão Lean para organizações sociais, certo?

A verdade é que a implementação das ideias da Gestão Lean na sua organização social vai trazer vários benefícios. Quer saber quais? Veja a lista abaixo com 3 vantagens que o vão convencer a ter uma OSC mais otimizada:

Cortar custos: usar de forma mais eficiente os fundos angariados para a sua causa, significa mais valor para os seus doadores e beneficiários. Se estiverem satisfeitos vão estar, também, mais disponíveis para ajudar no futuro e partilhar com mais pessoas o bem que realizam juntos. Assim, cortar custos, na verdade, vai gerar mais receitas para a sua organização social.
Melhorias no ambiente de trabalho: implementar as práticas da Gestão Lean na organização social, não significa aumentar a produtividade em detrimento da qualidade de vida do seu staff. Pelo contrário, apostar num ambiente de trabalho positivo e digno em questões éticas e humanas, vai reduzir turnover na sua organização social e as baixas médicas por acidente de trabalho ou doença, para além de melhorar o engagement das equipas.
Melhorias contínuas: otimizar continuamente os processos da sua organização social garante resultados cada vez melhores. Ao criar processos para identificar oportunidades e problemas a resolver, vai estar a eliminar desperdícios em todas as suas áreas. É um ciclo contínuo e permanente de progresso. Leia o nosso Guia para angariar fundos, uma forma de otimizar a angariação de fundos para as suas causas.

6 estratégias para aplicar a Gestão Lean para organizações sociais e evitar desperdícios

Agora que já conhece os benefícios da Gestão Lean para organizações sociais, chegou o momento de a aplicar na sua rotina.

Esta ideologia se aplica em todas as áreas que necessitam de intervenção, simplificando os processos e eliminando elementos supérfluos para o seu melhor desempenho.

Temos 6 estratégias que o vão ajudar a identificar os problemas para evitar desperdícios e tornar a sua OSC mais lean:

1. Evite o trabalho duplicado

Quando fazemos o mesmo trabalho duas vezes, estamos a perder recursos e mão de obra. Isto acontece sempre que é necessário repetir uma tarefa ou corrigir um processo que não correu bem (repetir a execução de parte de um projeto devido ao mau planeamento inicial ou voluntários mal formados que não sabem dar resposta aos beneficiários da organização social). Este desperdício é dos mais fáceis de se identificar e corrigir na origem para evitar duplicar o trabalho.

2. Não transporte nada além do necessário

O transporte de equipamentos, bens recolhidos, materiais de apoio ou outros objetos além do necessário é um desperdício de recursos, energia e trabalho dos seus colaboradores e voluntários. Analise o fluxo de trabalho, garantindo a disponibilidade e o armazenamento dos materiais no local mais adequado e eficiente em termos de utilização. Assim, é possível evitar perdas de tempo, dinheiro e recursos.

Outro exemplo de desperdícios nesta área é o envio excessivo de e-mails, idas desnecessárias até à impressora, etc.

3. Reveja movimentações desnecessárias

Neste caso o desperdício está relacionado com pessoas. É importante rever a deslocação das equipas ou voluntários que precisam movimentar-se entre diferentes espaços diariamente para levantar equipamentos, bens ou documentos necessários para desempenhar as suas funções.

Também pode ser considerado desperdício o colaborador ter que procurar, por exemplo, alimentos ou roupas em depósitos desorganizados.

4. Otimize períodos de espera

Este desperdício acontece sempre que um equipamento, informação, pessoa ou material não está pronto para o uso e é necessário aguardar para cumprir as tarefas planeadas.

Alguns exemplos desta situação são:

documentos a aguardar assinaturas;
bens parados por falta de alguém que os entregue aos beneficiários;
funcionários preguiçosos e lentos no seu trabalho, etc.

5. Aproveite o potencial intelectual da equipa

Existe um desperdício intelectual quando a sua OSC não consegue aproveitar devidamente os conhecimentos e capacidades dos colaboradores e voluntários. Isto acontece quando, por exemplo, se discutem soluções para problemas sociais apenas por membros da administração da empresa ou até especialistas na matéria, mas se ignora a opinião dos beneficiários que vivem esse problema. Outro exemplo são os colaboradores que trabalham durante anos, sem nunca sugerir melhorias para a rotina e processos da organização social.

Aproveitar o contributo das partes interessadas é importante para se conseguir chegar a soluções eficazes e duradouras, em vez de ter que voltar atrás quando se verificar que não funciona ou precisa de melhorias.

6. Elimine o processamento excessivo

O desperdício pode ainda ocorrer quando a OSC realiza operações ou processos além do que o beneficiário necessita. Algumas vezes as OSCs acabam por querer ir mais além e criar serviços que podem não ser os mais necessários para a sua causa ou funcionamento da organização. Podemos verificar isso quando acontecem reuniões desnecessárias ou em excesso, ou lançamento duplicado de dados similares em diferentes departamentos.

Duas dicas extras para uma OSC Lean

Já é claro como pode eliminar vários desperdícios dentro da sua organização social. Mas temos ainda mais duas dicas extra para partilhar consigo sobre Gestão Lean para organizações sociais:

Alie as iniciativas da sua OSC aos ODS (Objetivos de Desenvolvimento Sustentável) da ONU. Estas metas globais pré-definidas têm uma estratégia já bem planeada e estruturada, com uma medição de resultados eficaz. Utilize-as nas suas ações, em vez de desperdiçar tempo e recursos nesse planeamento.
Use plataformas integradas para minimizar o desperdício intelectual e os processos excessivos. Em plataformas como a da esolidar é possível centralizar informações e encurtar e otimizar o caminho entre a doação e a organização social, evitando repetições e desgaste entre as partes envolvidas. De forma rápida, fácil e eficiente pode lançar e gerir campanhas de crowdfunding e leilões solidários para angariar fundos para a sua causa, de início ao fim, e com apenas um colaborador a realizar essas tarefas.

Comece já este processo de mudança! Registe a sua organização social na plataforma esolidar para começar a utilizar ferramentas práticas, que lhe poupam tempo, recursos e custos para além de gerar impacto positivo na sociedade.